La «Ley General de Archivos», establece una serie de principios fundamentales que rigen la gestión de documentos y archivos en las entidades del Estado. Algunos de estos principios son los siguientes:
- Principio de Organicidad: Los archivos deben ser gestionados de manera integral, considerando su creación, organización, conservación y disposición final como partes interrelacionadas de un proceso continuo.
- Principio de Respeto a la Jerarquía Documental: Los documentos deben ser organizados y conservados de acuerdo con su jerarquía y valor documental, asegurando la preservación de la estructura y contexto original.
- Principio de Identificación y Valoración Documental: Se deben identificar y valorar los documentos según sus características y utilidad, distinguiendo entre documentos de valor transitorio y documentos de valor permanente.
- Principio de Unicidad: Se busca evitar la duplicación innecesaria de documentos y promover la centralización de la gestión documental.
- Principio de Contextualización: Los documentos deben ser conservados en su contexto original para garantizar su comprensión e interpretación adecuadas.
- Principio de Disposición Final: Se establecen normas para la disposición final de documentos, definiendo los procedimientos para la eliminación, transferencia o conservación permanente de los mismos.
- Principio de Participación: Se promueve la participación ciudadana en la gestión documental, permitiendo el acceso a la información pública y fomentando la transparencia.
- Principio de Evaluación y Control: Las entidades deben establecer mecanismos de evaluación y control para asegurar el cumplimiento de las disposiciones de la ley y mejorar continuamente los procesos de gestión documental.
