En Colombia, la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) establece las normas para la gestión de documentos y archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. La legislación establece diferentes plazos de conservación dependiendo del tipo de documento y su valor administrativo, legal, fiscal, o histórico, de la siguiente manera:
Documentos Administrativos y Financieros:
Documentos contables y financieros: Deben conservarse por un mínimo de 10 años, según el Código de Comercio.
Documentos de gestión administrativa: Su conservación varía entre 5 y 10 años, dependiendo de su relevancia y función dentro de la entidad.
Documentos Legales y Contractuales:
Contratos y acuerdos: Deben archivarse por el tiempo de su vigencia más 5 años adicionales.
Documentos de carácter legal: Como escrituras, resoluciones y otros documentos legales, generalmente deben conservarse por un período no inferior a 10 años.
Documentos Laborales:
Expedientes de personal: La legislación laboral indica que deben conservarse por un período mínimo de 10 años después de la terminación del contrato laboral.
Historias laborales y documentos relacionados con seguridad social: Deben conservarse por 20 años, dado que pueden ser requeridos para trámites pensionales.
Documentos Históricos y Permanentes:
Algunos documentos que tienen valor histórico, cultural o patrimonial deben ser conservados de manera permanente. Estos documentos son seleccionados por las instituciones siguiendo criterios específicos de valoración documental.
Es importante que cada entidad establezca su propio cuadro de clasificación documental y su tabla de retención documental (TRD), aprobada por el Archivo General de la Nación (AGN), que defina los tiempos específicos de conservación para cada tipo de documento de acuerdo con sus funciones y necesidades particulares.
